エクセルで人事情報を管理するメリット・デメリット
エクセルで人事情報を管理するのはもう限界！
エクセルで人事情報を管理している方から、このようなお悩みを伺います。
・従業員が増え、エクセルだけで管理をするのはもう限界…
・人材情報管理システムを導入したいが、経営層から反対されている
・システム導入の稟議を通したいが、通すための材料が少ない
そこで本日は、エクセルで人事情報を管理するメリット・デメリットをまとめました。
メリット
エクセルで人材情報を管理するメリットは以下の３点です。
導入コストを抑えられる
エクセルで人事情報を管理するメリットの１つ目は、導入コストを抑えられることです。会社のパソコンにMicrosoft Officeがインストールされている場合、追加の費用はかかりません。もし未導入だとしても、他の人事情報管理ソフトやシステムを導入するよりはるかに安価です。また、同社が提供している無料テンプレートを使うことで、準備コストも抑えることができます。
カスタマイズが用意
エクセルは好きなようにカスタマイズが可能です。日頃からエクセルに使い慣れている方であれば、関数や計算式を活用して人事管理データを容易に作りこめます。勤怠管理だけでなく、人事評価シートなど、人材に関するあらゆる情報管理をエクセルで行うことができます。
データの管理がしやすい
エクセルは社内共有がしやすく、従業員に手軽に確認してもらうことが可能です。紙で印刷して渡すことはもちろん、CSV出力で他のシステムへ移行することも容易です。また、従業員の勤怠データは3年間保管することが法律で義務づけられていますが、紙と比べて物理的な保管場所を確保する必要もありません。
デメリット
エクセルで人材情報を管理するデメリットは以下の３点です。
データの一元管理が困難
エクセルデータの管理はシンプルな上書き保存のため、誰がいつ何を更新したかなど、データの履歴を追うことは困難です。また、人事評価や勤怠情報を年度や拠点ごとで管理していくと、従業員数に比例して膨大なデータ量になります。例えばこれらを分析しようものなら、数年来のファイルをひとつひとつ開いて並べるという工数が発生します。人事施策に活かそうとしても、せっかくあるデータが活かされない可能性があります。
ヒューマンエラーが起こりやすい
エクセルを手作業で更新していくと、入力していた計算式がずれたり、気づかれずに修正されてしまったりして、ヒューマンエラーが起こります。ミスが起こらないように確認する作業にも時間がかかりますし、もしミスが見つかった場合、修正するために工数がかかる可能性もあります。
また勤怠管理を従業員の手入力で行う場合、実態と異なる勤怠報告が起こる可能性も無視できません。こうしたリスクがあることにも留意する必要があります。
閲覧権限の設定が難しい
エクセルではデータの閲覧や書き込みを細かく制限することが難しく、誰でも見られる状況が発生しやすくなります。人事評価であれば不当な評価を防ぐためにある程度オープンであることが求められますが、社員の部署や役職に応じて制限は必要です。また、情報の共有がしやすい反面、セキュリティの問題もあります。
タレントマネジメントシステムでエクセル管理から脱却を！
エクセルによる人事管理の問題点は、システム導入で解決することができます。エン・ジャパンのタレントマネジメントシステム「Talent Viewer」は、人材データの一元化・多角的な分析が可能です。システム導入・運用支援も行っています。ご興味があれば、ぜひ概要をダウンロードください。
